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Voici un sujet rarement abordé et pourtant crucial : le vol et le détournement de fonds en cabinet dentaire. David Harris est un expert en escroquerie dans le secteur de la dentisterie. Enquêteur privé et juricomptable entre autres casquettes, Harris est également PDG de Prosperident, la plus grande entreprise au monde spécialisée dans les enquêtes sur les crimes financiers commis contre les dentistes.

Et si l’on vous disait qu’il y a probablement 80 % de chances qu’un employĂ© ou un partenaire commercial vous vole Ă  un moment donnĂ© de votre carrière ? C’est pourtant, malheureusement, une statistique vĂ©rifiĂ©e. Et aussi dĂ©courageante que soit cette probabilitĂ©, vous ĂŞtes loin d’ĂŞtre impuissant dans la bataille pour protĂ©ger votre patrimoine. Cependant, pour l’emporter, vous devez ignorer une partie de la « sagesse conventionnelle » sur la protection contre le dĂ©tournement de fonds. Dans cet ouvrage, David Harris entend souligner l’importance du problème, stimuler votre vigilance et fournir des outils simples mais puissants pour se protĂ©ger autant que faire se peut.

1. Quelle est l’ampleur du problème ?

La rĂ©ponse Ă  la question de la prĂ©valence est quelque peu insaisissable. Une enquĂŞte de 2007 de l’American Dental Association a montrĂ© que 35 % des personnes interrogĂ©es avaient dĂ©jĂ  Ă©tĂ© victimes. En supposant que les personnes interrogĂ©es Ă©taient en moyenne au milieu de leur carrière et qu’il n’y avait pas de prĂ©jugĂ© particulier en faveur du dĂ©tournement de fonds Ă  une Ă©tape de leur carrière, l’enquĂŞte suggĂ©rerait une probabilitĂ© Ă  vie de 70 %. L’analyste des affaires dentaires Jim DuMolin a Ă©galement menĂ© une enquĂŞte, et elle a montrĂ© que 59 % des rĂ©pondants avaient Ă©tĂ© dĂ©tournĂ©s. Les chiffres de l’enquĂŞte DuMolin suggĂ©reraient une probabilitĂ© Ă  vie de dĂ©tournement de fonds supĂ©rieure aux conclusions de l’ADA, mais il y a quelques inconnues, comme l’âge moyen des personnes interrogĂ©es dans l’enquĂŞte DuMolin, probablement un peu plus âgĂ©es que celles interrogĂ©es dans l’Ă©chantillon de l’ADA. La dĂ©termination prĂ©cise de la probabilitĂ© prĂ©sente un problème de mesure important car certains dĂ©tournements de fonds ne sont jamais dĂ©couverts et, dans d’autres cas, le vol est dĂ©couvert par un mĂ©decin mais jamais signalĂ© Ă  qui que ce soit d’autre. Ces deux facteurs, de par leur nature, ne sont pas quantifiables mais signifieraient que tous les chiffres de l’enquĂŞte sont sous-estimĂ©s. Des sources suggèrent que les Ă©tablissements de santĂ© sont les troisièmes entitĂ©s les plus susceptibles d’ĂŞtre victimes de crimes Ă©conomiques, derrière les organismes de bienfaisance et le gouvernement.

Parfois, le dĂ©tournement de fonds est « mineur Â», comme prendre des stylos ou du papier toilette de votre bureau. Dans d’autres situations, il s’agit de centaines de milliers d’euros ou plus, prĂ©levĂ©s sur une longue pĂ©riode. S’il est parfois tentant de rejeter le vol de faible valeur comme Ă©tant plus un dĂ©faut irritant qu’un vĂ©ritable crime, il convient de garder Ă  l’esprit les propos du professeur Steve Albrecht. Albrecht a dĂ©clarĂ© qu ‘«il n’y a pas de petites fraudes; juste des grosses fraudes qui sont dĂ©tectĂ©es tĂ´t. » Les personnes qui volent des objets de faible valeur ont dĂ©jĂ  trouvĂ© un moyen de rationaliser la malhonnĂŞtetĂ©, et nous devrions nous attendre Ă  ce que ce ne soit qu’une question de temps avant qu’elles ne passent Ă  des vols plus importants. D’après les dossiers de Prosperident, le montant moyen qu’un voleur vole avec succès dans un cabinet dentaire avant de se faire prendre est de 109 000 $, ce qui fait de ce problème plus qu’une nuisance banale.

2. « J’habite dans une petite ville », « je connais mon personnel Â» et autres mythes sur l’immunitĂ©

L’un des commentaires les plus frĂ©quemment entendus, une fois l’identitĂ© d’un dĂ©tourneur de fonds confirmĂ©e, est qu’il ou elle est « la dernière personne que je pourrais imaginer voler ». Notre image mentale de ce Ă  quoi ressemble un criminel est façonnĂ©e par ce que nous voyons dans les nouvelles, les sĂ©ries tĂ©lĂ©visĂ©es populaires et par des observations directes faites dans nos communautĂ©s. Les dĂ©tourneurs de fonds correspondent très rarement au stĂ©rĂ©otype criminel que nous avons crĂ©Ă©. En outre, au-delĂ  du voleur professionnel compulsif, il faut se rappeler que la pression financière et l’opportunitĂ© peuvent Ă©galement ĂŞtre des moteurs de passage Ă  l’acte chez des personnes qui n’étaient pas naturellement malhonnĂŞtes.

Nous voulons tous croire que les membres de notre Ă©quipe sont honnĂŞtes et qu’ils ne nous voleraient jamais, et la plupart du temps, c’est vrai. Cependant, il y a aussi une partie importante de la population qui, dans les bonnes circonstances, commettra des actes de ce type. Lorsque vous combinez la taille de cette cohorte avec le nombre considĂ©rable de collaborateurs que le dentiste type voit passer au cours de sa carrière, le rĂ©sultat est qu’au moins deux dentistes sur trois finissent par ĂŞtre victimes de dĂ©tournement de fonds. Les deux plus grandes erreurs que commettent les dentistes qui font trop confiance sont de sous-estimer l’ingĂ©niositĂ© et la dĂ©termination de ceux qui dĂ©tournent des fonds, et de s’accrocher Ă  certaines erreurs qui, selon eux, leur procurent une immunitĂ©. L’une des meilleures dĂ©clarations sur la susceptibilitĂ© au dĂ©tournement de fonds vient du Certified Fraud Examiner Donn LeVie Jr., qui dĂ©clare : « Si vous pensez que ne vous risquez pas de devenir une victime de fraude, alors vous risquez très probablement de devenir une victime de fraude.”

Enfin, alors que la plupart des gens peuvent comprendre comment les membres de l’Ă©quipe dĂ©cident de dĂ©tourner des fonds, pour de nombreux mĂ©decins l’idĂ©e qu’un confrère ou une consĹ“ur dentiste, partageant une Ă©ducation similaire et le mĂŞme code de dĂ©ontologie, puisse voler, est inconcevable – et pourtant cela arrive. Ce vol prend gĂ©nĂ©ralement la forme d’un dĂ©tournement de fonds de leurs partenaires dans un cabinet de groupe, ou d’une reprĂ©sentation mensongère des performances d’un cabinet dentaire lors de sa vente.

3. Dans quelle mesure mon logiciel de gestion de cabinet est-il sécurisé ?

Malheureusement, il n’existe pas de logiciel anti-dĂ©tournement. Tous les logiciels de gestion de cabinet sont conçus avec des contrĂ´les intĂ©grĂ©s, mais il existe toujours un compromis inhĂ©rent entre les contrĂ´les et l’efficacitĂ©. Il est possible de configurer un logiciel de gestion de cabinet afin que le propriĂ©taire du cabinet soit la seule personne autorisĂ©e Ă  autoriser les ajustements de crĂ©dit Ă  apporter aux comptes des patients. Bien qu’en thĂ©orie, cela soit plus sĂ»r que de permettre aux membres du personnel de faire des ajustements sans l’approbation du mĂ©decin, il est en revanche fastidieux sur le plan opĂ©rationnel que le personnel interrompe continuellement le mĂ©decin lorsque des transactions doivent ĂŞtre autorisĂ©es. La plupart des bureaux trouvent les options les plus sĂ»res peu maniables et finissent par contourner dĂ©libĂ©rĂ©ment certaines des fonctionnalitĂ©s de sĂ©curitĂ© intĂ©grĂ©es de leur logiciel pour des raisons de commoditĂ©. En outre, mĂŞme si les contrĂ´les les plus stricts sont maintenus dans votre logiciel, ils n’arrĂŞteront pas un dĂ©tourneur de fonds. Toutes les fonctionnalitĂ©s de sĂ©curitĂ© intĂ©grĂ©es au logiciel de gestion de cabinet deviennent inutiles lorsqu’un employĂ© obtient votre code d’accès ou votre mot de passe « administrateur ».

Voici quelques mesures de protection que vous devriez prendre.

– tout d’abord, changez rĂ©gulièrement votre propre mot de passe, Ă  des intervalles ne dĂ©passant pas trois mois. Vous ne devez jamais partager votre propre mot de passe avec qui que ce soit dans votre bureau et ne tombez pas dans le piège d’utiliser le mĂŞme mot de passe pour tout.

– les propriĂ©taires de cabinet devraient toujours avoir deux comptes d’utilisateurs pour eux-mĂŞmes dans le logiciel de gestion de cabinet : un compte doit avoir des pouvoirs d’administrateur et l’autre avec le mĂŞme niveau d’accès que le compte de votre rĂ©ceptionniste. Utilisez votre compte « rĂ©ceptionniste » pour la plupart des transactions et utilisez votre compte administrateur uniquement lorsque vous devez faire quelque chose nĂ©cessitant une autoritĂ© administrative. Cela limitera les possibilitĂ©s d’accès si vous oubliez de vous dĂ©connecter en laissant l’appareil sans surveillance.

– multipliez les comptes utilisateurs sur le logiciel (comme d’ailleurs sur l’alarme du cabinet). Chaque personne disposant de ces accès devrait avoir son propre compte et ses propres codes afin de faciliter le traçage des utilisations, de savoir que c’est tel employĂ© qui a utilisĂ© le logiciel Ă  telle date ou tel collaborateur qui s’est rendu au cabinet en dehors des heures d’ouverture.

4. Qu’est-ce qui n’empĂŞche pas le dĂ©tournement de fonds et pourquoi

De nombreux articles sont publiĂ©s chaque annĂ©e avec des titres tels que « Quatre (ou cinq, ou dix) choses que vous pouvez faire pour prĂ©venir le dĂ©tournement de fonds dans votre sociĂ©té ». La rĂ©ponse de l’auteur est une dĂ©claration audacieuse : le concept de prĂ©vention n’existe pas. Premièrement, les personnes qui Ă©crivent des articles de ce genre partent d’une prĂ©misse manifestement incorrecte. Ils partent du principe que ce qui contrĂ´le d’autres types de crimes sert Ă©galement Ă  prĂ©venir ou Ă  dissuader les dĂ©tournements de fonds. C’est «l’illusion de la cible difficile». Augmenter la difficultĂ© perçue du vol fonctionne bien pour dissuader les criminels opportunistes comme les cambrioleurs ou les voleurs de voitures, car il est facile de convaincre un cambrioleur de voler quelqu’un d’autre Ă  votre place. Cependant, le dĂ©tournement de fonds, de par sa nature, exige que le voleur ait une connaissance dĂ©taillĂ©e des habitudes et du processus de pensĂ©e de la victime, donc, plutĂ´t que de chercher une autre victime, les dĂ©tourneurs de fonds continueront simplement Ă  travailler sur les modalitĂ©s possibles de vol jusqu’Ă  ce qu’ils en trouvent une qui ne soit pas contrecarrĂ©e par les systèmes de contrĂ´le du mĂ©decin. Le voleur est aidĂ© par la quantitĂ© considĂ©rable d’informations pratiques disponibles en ligne. Plusieurs des personnes qui Ă©crivent ces articles, pressĂ©es d’afficher leurs connaissances, donnent d’ailleurs beaucoup plus de dĂ©tails sur les mĂ©thodologies spĂ©cifiques de dĂ©tournement de fonds qu’elles ne le devraient.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les contrĂ´les sont inefficaces contre les dĂ©tournements de fonds. Premièrement, il existe un compromis inhĂ©rent entre les contrĂ´les et l’efficacitĂ© opĂ©rationnelle. Par exemple, une rĂ©partition des responsabilitĂ©s entre le personnel non mĂ©dical est souvent prĂ©conisĂ©e comme moyen de rĂ©duire la vulnĂ©rabilitĂ© aux dĂ©tournements de fonds. Mais comme presque tous les contrĂ´les, la rĂ©partition des tâches crĂ©e de l’inefficacitĂ©. Par consĂ©quent, cela augmentera la charge de travail du personnel et donc, augmentera les coĂ»ts de personnel ou rĂ©duira la productivitĂ©. Deuxièmement, de nombreux contrĂ´les et procĂ©dures ne sont pas effectuĂ©s par le mĂ©decin personnellement ; il s’agit en fait de directives donnĂ©es au personnel sur la façon d’accomplir ses tâches. Les employĂ©s dĂ©tournant peuvent gĂ©nĂ©ralement appliquer ces procĂ©dures de manière sĂ©lective. L’auteur explique avoir parlĂ© lors d’une confĂ©rence dentaire de la façon dont les dĂ©tourneurs de fonds volent des chèques. De nombreux mĂ©decins pensent qu’il est difficile pour un voleur d’encaisser un chèque Ă  l’ordre du mĂ©decin. Un mĂ©decin a levĂ© la main et a dĂ©clarĂ© que le vol de chèques ne se produirait jamais dans son cabinet parce que le verso des chèques est immĂ©diatement endossĂ© avec le tampon du cabinet. La question posĂ©e Ă  ce mĂ©decin Ă©tait simple : « Est-ce que vous tamponnez vous-mĂŞme les chèques ? Et vĂ©rifiez vous-mĂŞme l’ordre ? Â» Sa rĂ©ponse a Ă©tĂ© : « Bien sĂ»r que non ! Â»â€¦

Un autre aspect souvent peu pris en compte dans les mesures protectives est celui de la possibilitĂ© d’une fraude collusoire. Tout les dentistes connaissant l’importance de rĂ©partir les tâches afin d’éviter qu’une seule et mĂŞme personne reçoive les paiements, les enregistre et les dĂ©pose. GĂ©nĂ©ralement, ce sont d’excellents conseils. Cependant, il y a deux limites. Premièrement, plus de 80 % des cabinets dentaires Ă©tant des cabinets unipersonnels, il n’y a souvent pas assez de personnel administratif disponible pour rĂ©partir suffisamment les tâches entre les employĂ©s sans embaucher plus de personnel et dĂ©penser ce qui aurait autrement Ă©tĂ© dĂ©tournĂ© en salaires. Deuxièmement, il existe une grande hypothèse tacite sous-jacente Ă  l’invocation de diviser les tâches. Cette hypothèse est que la plupart des dĂ©tourneurs de fonds potentiels hĂ©sitent Ă  approcher un collègue pour l’inviter Ă  participer Ă  un stratagème de dĂ©tournement de fonds. La plupart du temps, cette hypothèse est correcte. En règle gĂ©nĂ©rale, la rĂ©action du collègue reprĂ©sente une inconnue et le dĂ©tourneur de fonds court un risque important d’ĂŞtre dĂ©noncĂ© Ă  son patron. Cependant, cette hypothèse s’effondre lorsque le dĂ©tourneur de fonds potentiel et son collègue ont une relation qui s’Ă©tend au-delĂ  du lieu de travail. Par exemple, ils peuvent ĂŞtre apparentĂ©s ou ĂŞtre des amis proches en dehors du bureau. Une relation solide rĂ©duit le risque posĂ© en invitant un autre membre du personnel Ă  participer Ă  la malhonnĂŞtetĂ©. Dans ces circonstances, la collusion est une possibilitĂ©. Une statistique effrayante de l’Association of Certified Fraud Examiners est que, lorsqu’un complot est impliquĂ©, le montant mĂ©dian qui est volĂ© double. Attention donc lorsque vous envisagez d’embaucher quelqu’un et que vous dĂ©couvrez (par le biais des rĂ©seaux sociaux, par exemple) une amitiĂ© jusque-lĂ  non divulguĂ©e entre le candidat et un employĂ© existant. Si quelqu’un postule pour un emploi dans votre cabinet et qu’il connaĂ®t quelqu’un qui y travaille dĂ©jĂ , le candidat devrait gĂ©nĂ©ralement ĂŞtre dĂ©sireux de vous le dire, avec la conviction qu’une amitiĂ© pourrait augmenter ses chances d’ĂŞtre embauchĂ©. C’est Ă©galement la pratique de nombreux dentistes de solliciter les membres de l’Ă©quipe existante pour leur demander s’ils connaissent quelqu’un qui serait une recrue appropriĂ©e pour le cabinet. Lorsque la première notion d’une telle amitiĂ© vient indirectement, vous devez envisager la possibilitĂ© que l’employĂ© actuel et le candidat aient un agenda cachĂ© et que leurs plans puissent inclure une fraude collusoire.

Enfin, une autre question revient souvent : les camĂ©ras me protĂ©geront-elles contre les dĂ©tournements de fonds ? J’ai vu des consultants prĂ©coniser des camĂ©ras pour contrer les dĂ©tournements de fonds ; leurs arguments tournent autour de la dissuasion et d’une possibilitĂ© accrue de dĂ©tecter un voleur. Bien que les camĂ©ras de rĂ©ception puissent ĂŞtre une bonne idĂ©e pour d’autres raisons, comme attraper les coursiers qui, trouvant votre rĂ©ception sans surveillance, saisissent l’occasion de prendre quelque chose, leur impact sur les dĂ©tournements de fonds du personnel est minime, pour d’évidentes raisons :

– La surveillance est pratiquement impossible. Les camĂ©ras ont une valeur pour les Ă©vĂ©nements dont l’heure peut ĂŞtre Ă©valuĂ©e. Si, par exemple, du matĂ©riel est volĂ© dans votre zone de rĂ©ception, il est possible de dĂ©terminer dans un court laps de temps quand cet Ă©vĂ©nement a eu lieu, il est donc facile de revoir les sĂ©quences vidĂ©o et de voir l’acte en vidĂ©o. Cependant, le dĂ©tournement de fonds peut survenir Ă  tout moment, de sorte que la quantitĂ© de vidĂ©o que vous auriez Ă  regarder est Ă©norme. Si votre bureau est ouvert 35 heures par semaine et que vous avez besoin de deux camĂ©ras pour couvrir correctement l’activitĂ© de la rĂ©ception, vous capturez 70 heures de vidĂ©o par semaine. Quand comptez-vous le regarder ? MĂŞme accĂ©lĂ©rĂ©e d’un facteur 5, vous auriez besoin de consacrer 14 heures par semaine pour regarder la vidĂ©o, ce qui est un engagement que la plupart des dentistes ne prendront pas.

– La vidĂ©o consomme beaucoup d’espace de stockage informatique, de sorte que la plupart des systèmes conservent une quantitĂ© limitĂ©e de vidĂ©os passĂ©es, puis les Ă©crasent avec des sĂ©quences plus rĂ©centes. En règle gĂ©nĂ©rale, la quantitĂ© de vidĂ©o conservĂ©e est infĂ©rieure Ă  un mois, ce qui signifie que vous ne pouvez probablement pas regarder une vidĂ©o d’il y a six mois.

– La rĂ©solution de la vidĂ©o de sĂ©curitĂ© est normalement insuffisante pour voir, par exemple, les dĂ©tails sur un Ă©cran d’ordinateur ou les frappes spĂ©cifiques saisies par un membre du personnel.

– Les voleurs s’adaptent. Si vous avez des dĂ©tournements de fonds non dĂ©tectĂ©s et que vous installez des camĂ©ras, un voleur planifiera de continuer Ă  dĂ©tourner ce qui Ă©vite le champ des camĂ©ras.

Admettons que dans un cabinet dentaire, il est impossible de supprimer toute possibilitĂ© de dĂ©tournement de fonds sans empĂŞcher le personnel de faire son travail. De plus, comme on l’a vu, la rĂ©duction des opportunitĂ©s a un coĂ»t financier, et puisque la rĂ©duction (mais pas l’Ă©limination) des opportunitĂ©s ne diminue pas proportionnellement la probabilitĂ© de dĂ©tournement de fonds, dĂ©penser de l’argent Ă  cette fin n’a pas de sens. Nous avons besoin d’une meilleure rĂ©ponse que d’essayer de verrouiller autant de portes que possible. Cette rĂ©ponse se trouve dans la surveillance des chiffres.

5. Équilibrer les comptes

Aux fins de clartĂ©, l’auteur fait rĂ©fĂ©rence Ă  « l’Ă©quilibrage Â» des comptes comme une tâche effectuĂ©e par le personnel comptable, et Ă  la « conciliation Â» des comptes (vĂ©rification de la cohĂ©rence) comme le processus de supervision qui devrait ĂŞtre effectuĂ© par le propriĂ©taire du cabinet.

VĂ©rifier attentivement les comptes jour est une base que chaque dentiste devrait accomplir quotidiennement. Le fait de ne pas vĂ©rifier l’Ă©quilibrage quotidien, de le dĂ©lĂ©guer Ă  un membre du personnel ou de le faire de manière inappropriĂ©e rend le vol incroyablement facile pour un voleur, car une conciliation imparfaite lui permet de voler sans qu’il soit nĂ©cessaire d’essayer de dissimuler le vol dans les dossiers financiers du cabinet. Si vous conciliez vos comptes correctement, vous pouvez toujours ĂŞtre volĂ©, mais cela devient plus difficile et la probabilitĂ© que vous le dĂ©tectiez augmente considĂ©rablement. La conciliation quotidienne doit vĂ©rifier que les actes du jour ont tous Ă©tĂ© enregistrĂ©s et facturĂ©s et le règlement dĂ©terminĂ©, et Ă©galement comparer les rentrĂ©es d’argent du jour sur le compte professionnel avec les factures en attentes ou rĂ©glĂ©es par chèque ou carte bancaire qui ont Ă©tĂ© notĂ©es « payĂ©es Â» mais dont le montant n’était pas encore effectivement apparu sur le compte.

L’examen de l’Ă©quilibrage de fin de mois doit ĂŞtre effectuĂ© par vous ou une personne extĂ©rieure au cabinet. Un membre du personnel ne doit jamais ĂŞtre la personne chargĂ©e de confirmer le solde du mois. La conciliation de fin de mois implique la comparaison entre votre logiciel de gestion de cabinet et votre ou vos comptes bancaires. Si vous externalisez l’équilibrage mensuel, ne partagez pas vos informations de connexion aux services bancaires en ligne avec la personne effectuant le rapprochement. Au lieu de cela, vous pouvez configurer une connexion « observateur » distincte qui permettra Ă  quelqu’un de voir les transactions sur votre compte bancaire, mais pas de transfĂ©rer de l’argent, de payer des factures ou de configurer de nouveaux bĂ©nĂ©ficiaires. Donner Ă  quelqu’un comme un comptable un accès complet Ă  votre compte bancaire, c’est inviter un autre type de dĂ©tournement de fonds.

Si vous mettez en place des systèmes de surveillance quotidiens et mensuels efficaces, cela n’empĂŞchera pas les dĂ©tournements de fonds, mais les rendra plus difficiles et augmentera considĂ©rablement la probabilitĂ© de les repĂ©rer.

6. Faites confiance, puis vérifiez : les systèmes qui marchent

La sĂ©rie d’Ă©tapes suivante est conçue pour maximiser vos chances de trouver des dissimulations et certaines des indications comportementales de dĂ©tournement de fonds.

– Les rapports quotidiens et mensuels de votre logiciel de gestion de cabinet que vous examinez doivent ĂŞtre ceux que vous avez imprimĂ©s vous-mĂŞme. Permettre Ă  un membre du personnel de gĂ©nĂ©rer des rapports pour vous engendre la possibilitĂ© d’un « rapport sĂ©lectif Â», oĂą vous examinez un sous-ensemble des transactions tout en croyant que vous voyez l’ensemble des transactions. Une fois que vous avez examinĂ© un rapport, mettez vos initiales dessus pour confirmer qu’il s’agit bien de celui que vous avez vu et conservez-le sous clĂ© pendant au moins un an.

– Les rapports de fin de journĂ©e de votre logiciel doivent totaliser avec prĂ©cision le montant rapport de fin de mois. VĂ©rifier que ces rapports concordent vous permettra de dĂ©tecter si quelqu’un traite des paiements un jour oĂą le bureau est fermĂ©. Effectuez un examen mensuel du rapport de transactions supprimĂ©es, du rapport d’ajustement et du rapport de « transactions modifiĂ©es Â», qui peuvent avoir des noms lĂ©gèrement diffĂ©rents selon le logiciel de gestion de cabinet que vous utilisez. Les transactions saisies dans ces trois rapports comportent intrinsèquement un risque Ă©levĂ© et nĂ©cessitent un examen minutieux.

– Faites envoyer tous les relevĂ©s que vous recevez par courrier, tels que votre relevĂ© bancaire, les relevĂ©s de carte de crĂ©dit pour les cartes de crĂ©dit professionnelles, le relevĂ© du terminal du commerçant (de la machine du bureau qui accepte les paiements par carte de crĂ©dit) Ă  votre domicile plutĂ´t qu’Ă  votre bureau. Assurez-vous de les voir en premier et de crĂ©er un niveau de mystère sur ce que vous en faites.

– Vous devez Ă©galement comparer les comptes individuels en souffrance du rapport de ce mois-ci Ă  ceux du mois dernier pour suivre les progrès de la collecte des comptes en souffrance et vous assurer que les comptes plus anciens n’ont pas Ă©tĂ© radiĂ©s Ă  votre insu. Chaque mois, vous ou votre tiers externe dĂ©lĂ©guĂ©, comme votre conjoint ou votre comptable, devez rapprocher les sommes suivantes des totaux dans votre logiciel de gestion de cabinet : les dĂ©pĂ´ts sur les comptes bancaires, y compris ceux effectuĂ©s par le cabinet et les paiements automatiques des sociĂ©tĂ©s de cartes de crĂ©dit. Paiements par carte de crĂ©dit reçus. Montants placĂ©s avec un financement par un tiers et montants versĂ©s au cabinet Ă  partir d’un financement par un tiers. Ces rapprochements ne doivent jamais ĂŞtre effectuĂ©s par une personne travaillant au bureau ou ayant accès Ă  votre logiciel de gestion de cabinet. Assurez-vous que chaque membre du personnel prend des vacances chaque annĂ©e et assurez-vous que la plupart d’entre elles sont prises en une seule fois. Chaque membre du personnel doit s’absenter de la pratique pendant au moins deux semaines consĂ©cutives chaque annĂ©e. Si quelqu’un dĂ©tourne des fonds, le faire quitter le cabinet suffisamment longtemps pour que quelqu’un d’autre doive le couvrir offre l’une des meilleures opportunitĂ©s pour vous de rĂ©aliser que vous avez un problème de dĂ©tournement de fonds. Je me souviens d’un gros dĂ©tournement de fonds sur lequel j’ai enquĂŞtĂ©. Cela a fait surface lorsque la responsable du bureau s’est cassĂ© la jambe en skiant un week-end et, pour la première fois de mĂ©moire de personne, n’Ă©tait pas au bureau le lundi. Quelques heures plus tard, l’une des rĂ©ceptionnistes a pris le dentiste Ă  part pour lui dire qu’il se passait « quelque chose de bizarre parce que j’ai reçu trois de ces appels tĂ©lĂ©phoniques très Ă©tranges ce matin ». Il s’agissait d’appels que la chef de bureau aurait normalement « traitĂ©s Â» si elle avait Ă©tĂ© lĂ , mais son absence signifiait que les appels Ă©taient allĂ©s Ă  quelqu’un d’autre. Dans la mesure du possible, rĂ©partissez les tâches Ă  la rĂ©ception afin que la mĂŞme personne ne reçoive pas de paiements, enregistrez-les dans votre logiciel de gestion de cabinet et dĂ©posez les paiements Ă  la banque. Ayez une politique anti-fraude Ă©crite qui Ă©nonce clairement ce qu’est une conduite frauduleuse. Insistez sur la formation polyvalente du personnel afin qu’il y ait quelqu’un qui puisse fournir une sauvegarde pour chaque fonction exĂ©cutĂ©e par votre rĂ©ception. Ces dix Ă©tapes ne prendront pas beaucoup de temps mais augmenteront considĂ©rablement vos chances de repĂ©rer rapidement les dĂ©tournements de fonds dans votre cabinet.

Enfin, beaucoup plus de dĂ©tournements de fonds dans les cabinets dentaires sont dĂ©couverts en raison d’anomalies comportementales que financières. Certains des marqueurs comportementaux de dĂ©tournement de fonds sont lorsqu’un membre du personnel :

– Veut « passer du temps seul » au bureau. Les voleurs veulent gĂ©nĂ©ralement ĂŞtre seuls lorsqu’ils volent. Voler demande de la concentration, et c’est plus facile Ă  faire lorsque le bureau n’est pas rempli de personnel et de patients. Superficiellement, travailler « pour » vous et travailler « contre » vous n’a pas l’air si diffĂ©rent, donc quand un voleur arrive tĂ´t ou reste tard, le mĂ©decin interprète cela comme un dĂ©vouement peu commun au travail et au mĂ©decin.

– Refuse de prendre des vacances, les prend par petites tranches (un jour ici et un jour lĂ -bas) ou insiste pour que son travail soit « remis » pendant son absence (c’est-Ă -dire qu’il ne soit pas donnĂ© Ă  une autre personne) . Les escrocs savent qu’ils sont particulièrement vulnĂ©rables lorsqu’ils sont absents du bureau. Comme on pouvait s’y attendre, ces personnes perdent rarement du temps Ă  cause d’une maladie. Leur empressement Ă  se traĂ®ner au bureau par mauvais temps est Ă©galement interprĂ©tĂ© Ă  tort comme un hyper-dĂ©vouement.

– Affiche une territorialitĂ© extrĂŞme Ă  propos de ses tâches, de son espace de travail ou de son ordinateur. Je mentionnerai que je vois celui-ci dans pratiquement tous les dĂ©tourneurs de fonds que je rencontre. Il est courant que ces personnes crĂ©ent la croyance de la part du propriĂ©taire du cabinet qu’il est libre de se concentrer sur la pratique clinique, croyant que l’administration du cabinet est sous le contrĂ´le ferme du voleur. Refuser de dĂ©lĂ©guer des tâches ou de former un autre employĂ©. Ce refus est le cousin proche de la territorialitĂ©. La formation polyvalente d’un autre employĂ© sur une partie de son travail crĂ©e la possibilitĂ© qu’une partie de ses responsabilitĂ©s soit rĂ©attribuĂ©e, ce qui peut rendre le dĂ©tournement de fonds difficile. Aussi, de nombreux dĂ©tourneurs de fonds rassurez-vous en sachant que certaines « connaissances institutionnelles » clĂ©s n’existent que dans leur tĂŞte et disparaĂ®traient s’ils quittaient la pratique. Offre une forte rĂ©sistance Ă  la modification des procĂ©dures de bureau, des arrangements bancaires ou d’autres activitĂ©s ayant des implications financières. Exerce une influence considĂ©rable sur les choix des conseillers Ă  la pratique. Au fil du temps, de nombreux dĂ©tourneurs de fonds remplaceront lentement de nombreuses personnes qui conseillent ou fournissent des services au cabinet par leur propre «équipe». Cette influence peut inclure tout le monde, de la sociĂ©tĂ© informatique utilisĂ©e par le cabinet Ă  la banque, de la sociĂ©tĂ© de fournitures dentaires au comptable. Je ne dis pas que l’une de ces personnes est nĂ©cessairement complice de vol. Cependant, ils voient tous leur loyautĂ© comme appartenant au voleur plutĂ´t qu’Ă  vous. Pour quelqu’un qui fournit des services au cabinet uniquement en raison de sa relation avec le dĂ©tourneur de fonds, il est beaucoup plus susceptible d’exprimer cette prĂ©occupation au dĂ©tourneur de fonds (qui l’expliquera) que de vous approcher. A de la rĂ©sistance Ă  la mise Ă  niveau vers la version la plus rĂ©cente de votre logiciel de gestion de cabinet ou au passage Ă  un autre type de logiciel. Un dĂ©tourneur de fonds craint normalement qu’une modification du logiciel ait un impact sur l’une des mĂ©thodologies qu’il utilise pour voler. Affiche une opposition Ă  l’embauche d’un consultant, d’un formateur en logiciel ou d’un autre conseiller externe. La plupart des escrocs sont assez confiants qu’ils peuvent tirer la laine sur les yeux de leur mĂ©decin. Mais un conseiller extĂ©rieur, qui n’est pas sous le charme du voleur, et qui pense Ă  plein temps Ă  la dentisterie comme Ă  une entreprise, reprĂ©sente une menace bien plus importante. Il existe de nombreux autres tĂ©moins comportementaux de dĂ©tournement de fonds, mais ceux-ci reprĂ©sentent les principaux. La clĂ© pour reconnaĂ®tre tĂ´t le dĂ©tournement de fonds est de devenir un meilleur observateur du comportement du personnel.

Conclusion

C’est un combat inĂ©gal. Vos responsabilitĂ©s cliniques vous tiennent occupĂ©, et la gestion de votre cabinet est souvent quelque chose que vous prenez en sandwich entre les patients. En revanche, votre adversaire l’escroc a toute la journĂ©e pour vous Ă©tudier et connaĂ®tre vos habitudes. Alors, qu’est-ce qui marche ? Vous ĂŞtes loin d’ĂŞtre impuissant face Ă  ce problème, mais vous devez adopter une approche quelque peu diffĂ©rente de ce que prescrivent les experts autoproclamĂ©s. Voici quelques stratĂ©gies très efficaces : 1. Filtrez attentivement les candidats avant de les embaucher. L’un des meilleurs moyens de vous protĂ©ger contre les dĂ©tournements de fonds est d’empĂŞcher les personnes malhonnĂŞtes d’obtenir des emplois dans votre cabinet. Je couvrirai mes suggestions pour de meilleures pratiques d’embauche au chapitre 13. 2. Comportez-vous de manière Ă©thique. Si vous prenez des raccourcis d’une manière visible pour le personnel, comme en trichant sur les impĂ´ts ou en ayant une liaison extraconjugale avec un membre du personnel, vous crĂ©ez une situation oĂą quelqu’un peut vous dĂ©tourner sans crainte de consĂ©quences en raison des dommages potentiels que ils peuvent vous faire. 3. Observez le comportement du personnel. Des Ă©tudes montrent que plus de 90 % des dĂ©tourneurs de fonds prĂ©sentent des signes comportementaux de leur activitĂ© inappropriĂ©e.30 De nombreux dĂ©tourneurs de fonds font des heures supplĂ©mentaires, ne prennent pas de vacances ou sont exceptionnellement possessifs Ă  propos de leur espace de travail ou de leurs tâches. Bien que les problèmes financiers ne mènent pas automatiquement au vol, ils peuvent crĂ©er la « pression » dont j’ai parlĂ© au chapitre 3. Certes, les dĂ©pendances de toutes sortes sont une source de prĂ©occupation. Prosperident vend un questionnaire d’Ă©valuation des risques de dĂ©tournement de fonds peu coĂ»teux dans notre boutique en ligne qui facilite le processus de surveillance du comportement des employĂ©s. J’aborderai le comportement plus en dĂ©tail au chapitre 18. 4. Alors que les stratĂ©gies de « dĂ©ni d’opportunitĂ© Â» n’ont gĂ©nĂ©ralement pas beaucoup de succès, ce qui fonctionne sans consommer trop de temps, c’est la surveillance. Par exemple, plutĂ´t que d’apporter vous-mĂŞme le dĂ©pĂ´t bancaire Ă  la banque, une vĂ©rification que le montant correct est arrivĂ© Ă  la banque est tout aussi efficace et nĂ©cessite beaucoup moins de temps. Les Ă©tapes d’Ă©quilibrage quotidiennes et mensuelles que j’ai abordĂ©es au chapitre 10 sont un bon point de dĂ©part. L’une des vraies ironies Ă  propos de ce sujet est que, superficiellement, les escrocs se prĂ©sentent comme des employĂ©s idĂ©aux. Cela s’explique en partie par le fait que le vol peut prendre beaucoup de temps, de sorte que ces employĂ©s ont tendance Ă  travailler des heures supplĂ©mentaires (ce que le dentiste interprète souvent Ă  tort comme de la loyautĂ©). De plus, de nombreux dĂ©tourneurs de fonds s’immiscent dĂ©libĂ©rĂ©ment dans votre vie, et votre voleur devient la personne qui garde vos enfants ou fait vos courses Ă  l’heure du dĂ©jeuner. Les dĂ©tourneurs de fonds veulent vous faire croire que votre bureau, et peut-ĂŞtre mĂŞme certains aspects de votre vie personnelle, ne pourraient pas fonctionner sans eux. Dès qu’ils vous font penser de cette façon, leur capacitĂ© Ă  vous voler augmente considĂ©rablement.